Szanowni Państwo,
Dbając o poufność i przejrzystość przetwarzania danych osobowych oraz zgodnie z uczciwymi praktykami informacyjnymi i obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Cynk-Mal S.A. (dalej Spółka) z siedzibą w Legnicy, przy ulicy Pątnowskiej 48, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000284987, NIP 6911115171, REGON 390406820, kapitał zakładowy 20 191 000,00 PLN wpłacony w całości.
Zakres dokumentu
Niniejsze zawiadomienie wyjaśnia, w jaki sposób Spółka przetwarza dane osobowe kontrahentów w ramach swoich działań w zakresie współpracy oraz prowadzenia dokumentacji wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.
W zależności od rodzaju prowadzonej działalności przez naszego kontrahenta, możemy przetwarzać dane osobowe różnych kategorii osób. Możemy na przykład przetwarzać dane podmiotu, który jest jednoosobową działalnością gospodarczą lub osobą prowadzącą inną działalność zarobkową. Możemy przetwarzać także dane osobowe pracowników i współpracowników naszych kontrahentów, jeżeli ich dane osobowe zostały podane do kontaktu z naszą Spółką lub jeżeli ich dane znajdują się w dokumentach przechowywanych w związku ze współpracą z danym kontrahentem.
Zbieranie danych
Zbieramy Państwa dane osobowe na kilka sposobów:
- Dane możemy otrzymać od osoby, której dane dotyczą, na przykład, gdy osoba zawiera i podpisuje umowę, gdy przekazuje nam informacje telefonicznie lub za pomocą innych dostępnych środków komunikacji.
- Dane mogą być także uzyskane od osób trzecich, na przykład od pracodawcy lub zleceniodawcy, a także od osób i podmiotów współpracujących.
- Dane mogą być także pozyskiwane z powszechnie dostępnych źródeł, jak rejestry czy publikowane strony internetowe.
Wykorzystywanie danych osobowych
Przetwarzamy dane kontrahentów i ich pracowników wyznaczonych do kontaktu i współpracy do realizacji następujących celów:
- przygotowanie i podpisanie umowy (oferty lub zamówienia) oraz podejmowanie działań przed zawarciem umowy, w tym:
- przesyłanie oferty,
- negocjowanie warunków współpracy,
- kontakt w sprawach dotyczących umowy (oferty lub zamówienia),
- podpisanie umowy,
- przechowywanie umowy.;
- realizacja zawartej umowy (oferty lub zamówienia), w tym:
- potwierdzenie przyjęcia zlecenia lub zamówienia,
- kontakt w sprawach dotyczących realizacji umowy lub zamówienia,
- realizacja działań wymaganych do realizacji umowy lub zamówienia (np. transport, przesyłka);
- zapewnienie obsługi posprzedażowej;
- prowadzenie dokumentacji finansowo- księgowej;
- weryfikacja kontrahenta i zabezpieczenie sprzedaży, w tym:
- potwierdzenie prowadzenia działalności w dostępnych rejestrach (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej, Krajowy Rejestr Sądowy);
- potwierdzenie rejestracji podmiotu jako podatnika VAT oraz potwierdzenie rachunku bankowego np. w rejestrach prowadzonych przez Ministerstwo Finansów ( tzw. Biała lista podatników VAT);
- monitorowanie należności oraz dochodzenie lub obrona roszczeń w sprawach dotyczących współpracy;
- planowanie realizacji usług, zarządzanie i raportowanie wewnętrzne;
- marketing własnych produktów.
Zakres danych
Dla każdego procesu i celu gromadzimy różne rodzaje danych kontrahenta, które mogą obejmować:
- imię i nazwisko, nazwę firmy lub działalności;
- kod identyfikacyjny (np. kod klienta);
- adres i dane kontaktowe (np. ulica, numer domu, kod pocztowy, adres e-mail, telefon);
- inne dane identyfikacyjne (NIP, REGON, numer rejestracji działalności, numer dowodu osobistego lub PESEL);
- dane bankowe (np. numer rachunku, nazwa banku);
- dane organizacyjne (np. stanowisko/funkcja, przełożony);
- dane podstawowe z umów (np. data zawarcia, numer umowy, przedmiot umowy, czas trwania, wartość lub cena przedmiotu umowy, warunki realizacji usługi, cechy charakterystyczne towarów);
- informacje dotyczące realizowanych transportów i przesyłek;
- numery, daty, wartości i treści faktur oraz innych dokumentów finansowo-księgowych;
- statusy działalności jako podatnika VAT.
W przypadku pracowników wyznaczonych do kontaktu i współpracy z kontrahentem możemy przetwarzać dane takie jak:
- imię i nazwisko;
- dane organizacyjne, jak miejsce pracy, stanowisko lub funkcja;
- dane kontaktowe wykorzystywane w celach służbowych, jak numer telefonu, adres e-mail, adres miejsca prac;
- informacje o dokumentach, w związku z którymi dane osoby są przetwarzane.
Podstawa prawna przetwarzania
Wykorzystujemy dane osobowe, ponieważ ich przetwarzanie jest niezbędne:
- w celu realizacji zawartej umowy pomiędzy kontrahentem a Spółką lub w celu podjęcia kroków niezbędnych do zawarcia umowy (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- w celu przestrzegania lub realizacji obowiązku prawnego, któremu podlega Spółka zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w szczególności Spółka jest zobowiązana do przestrzegania przepisów:
- ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
- ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
- w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy (zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. f RODO)
- do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Spółkę lub przez stronę trzecią zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnione interesy koncentrują się głównie na:
- weryfikacji kontrahenta i zabezpieczeniu sprzedaży;
- monitorowaniu należności i dochodzeniu lub obronie roszczeń w sprawach dotyczących współpracy;
- planowaniu realizacji usług;
- zarządzanie i raportowanie wewnętrzne,
- marketing własnych produktów.
Jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych jest oparte na naszym prawnie uzasadnionym interesie, osoba ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu. W takim przypadku zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych osobowych, których dotyczył sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do dalszego ich przetwarzania.
Możemy także przetwarzać dane osobowe kontrahentów i ich pracowników wyznaczonych do kontaktu i współpracy, gdy osoba udzieliła nam zgody, (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO) i dotyczy to głównie działań marketingowych. W takim przypadku osoba zawsze może wycofać zgodę na całość przetwarzania, na które wyraziła zgodę, lub na poszczególne cele według Pwłasnego wyboru i w dowolnym czasie. Wycofanie zgody nie wpłynie jednak na legalność przetwarzania danych, które było realizowane w oparciu o zgodę przed jej wycofaniem.
Udostępnienie danych osobowych
Możemy udostępnić dane osobowe do uzasadnionych celów:
- podmiotom współpracującym, w przypadku, gdy udostępnienie jest niezbędne do realizacji umowy,
- innym podmiotom w przypadku, kiedy podmiot zostanie do tego zobowiązany, na przykład zgodnie z obowiązującym nakazem sądowym lub przepisami prawa,
- innym podmiotom w przypadku otrzymania zgody osoby,
- dostawcy towarów i usług, którzy przetwarzają dane na wyłączne polecenie administratora danych i są na podstawie umowy zobowiązane do ochrony powierzonych im danych.
Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom w krajach trzecich po zapewnieniu odpowiedniego poziomu ich ochrony oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku transferu danych do krajów trzecich, transfer danych będzie realizowany kiedy:
- jest to niezbędne do realizacji umowy z kontrahentem lub osobą trzecią, zgodnie z art. 49 ust. 1 lit. b lub c RODO;
- jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub ochrony roszczeń, zgodnie z art. 49 ust. 1 lit. e RODO.
W innych przypadkach, transfer danych będzie realizowany z zastrzeżeniem odpowiednych zabezpieczeń, zgodnie z art. 46 RODO, w tym także może on być zabezpieczany standardowymi klauzulami umownymi zatwierdzonymi przez Komisję Europejską.
Okres przechowywania
Dane są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa lub przez okres, jaki jest niezbędny do realizacji umowy lub realizacji innego celu przetwarzania.
Obowiązek przekazania danych osobowych
Dane są wymagane do zawarcia i realizacji umowy oraz prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa.
Przysługujące prawa
Osoba ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych. W wielu przypadkach ma także prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
Osoba ma prawo sprzeciwić się przetwarzaniu, jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych oparte jest na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W przypadku otrzymania takiego sprzeciwu zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych osobowych, których dotyczył sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do ich dalszego przetwarzania.
W przypadku, gdy dane są przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody osoby, osoba zawsze może wycofać zgodę na całość przetwarzania, na które wyraziła zgodę, lub na poszczególne cele własnego wyboru i w dowolnym czasie. Wycofanie zgody nie wpłynie jednak na legalność przetwarzania danych, które było realizowane w oparciu o zgodę przed jej wycofaniem.
Informujemy także, że osobie przysługuje prawo do wniesienia skargi do krajowego organu nadzorczego, jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Więcej informacji jest dostępnych na tronie uodo.gov.pl.
W przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych w innych celach, zostaniecie o tym poinformowani.
Kontakt
W przypadku potrzeby skorzystania z przysługujących praw, prosimy o kontakt na adres: e-mail: ochronadanychosobowych@cynkmal.pl
Szczegółowe informacje można znaleźć również na stronie internetowej www.cynkmal.pl w zakładce RODO
