RODO

Obowiązek informacyjny

Obowiązek informacyjny RODO

Szanowni Państwo,
Dbając o poufność i przejrzystość przetwarzania danych osobowych oraz zgodnie z uczciwymi praktykami informacyjnymi i obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Cynk-Mal S.A. (dalej Spółka) z siedzibą w Legnicy, przy ulicy Pątnowskiej 48, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, IX Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000284987, NIP 6911115171, REGON 390406820, kapitał zakładowy 20 191 000,00 PLN wpłacony w całości.

Zakres dokumentu
Niniejsze zawiadomienie wyjaśnia, w jaki sposób Spółka przetwarza dane osobowe kontrahentów w ramach swoich działań w zakresie współpracy oraz prowadzenia dokumentacji wynikającej z obowiązujących przepisów prawa.

Zbieranie danych
Zbieramy Państwa dane osobowe na kilka sposobów:
  1. Dane przekazujecie nam Państwo sami, na przykład, gdy zawieracie i podpisujecie umowę, przekazujecie nam informacje telefonicznie lub za pomocą innych dostępnych środków komunikacji.
  2. Dane mogą być także uzyskane od osób trzecich, na przykład od Państwa pracodawców, a także od podmiotów współpracujących.
  3. Dane mogą być także pozyskiwane z powszechnie dostępnych źródeł, jak rejestry czy publikowane strony internetowe.
Wykorzystywanie danych osobowych 
Przetwarzamy dane kontrahentów do realizacji następujących celów: 
  1. przygotowanie i podpisanie umowy (oferty lub zamówienia) oraz podejmowanie działań przed zawarciem umowy, w tym: 
    • przesyłanie oferty,
    • negocjowanie warunków współpracy,
    • kontakt w sprawach dotyczących umowy (oferty lub zamówienia),
    • podpisanie umowy,
    • przechowywanie umowy.;
  2. realizacja zawartej umowy (oferty lub zamówienia), w tym: 
    • potwierdzenie przyjęcia zlecenia lub zamówienia,
    • kontakt w sprawach dotyczących realizacji umowy lub zamówienia,
    • realizacja działań wymaganych do realizacji umowy lub zamówienia (np. transport, przesyłka);
  3. zapewnienia obsługi posprzedażowej;
  4. prowadzenia dokumentacji finansowo- księgowej;
  5. weryfikacji kontrahenta i zabezpieczenie sprzedaży;
  6. monitorowania należności oraz dochodzenia lub obrony roszczeń w sprawach dotyczących współpracy;
  7. planowania realizacji usług, zarządzania i raportowania wewnętrznego;
  8. marketingu własnych produktów. 
Zakres danych 
Dla każdego procesu i celu gromadzimy różne rodzaje danych, które mogą obejmować: 
  1. nazwę/imię i nazwisko, nazwę firmy lub działalności,
  2. kod identyfikacyjny (np. kod klienta),
  3. adres i dane kontaktowe (np. ulica, numer domu, kod pocztowy, adres e-mail, telefon),
  4. inne dane identyfikacyjne (NIP, REGON, numer rejestracji działalności, numer dowodu osobistego lub PESEL),
  5. dane bankowe (np. numer rachunku, nazwa banku),
  6. dane organizacyjne (np. stanowisko/funkcja, przełożony),
  7. dane podstawowe z umów (np. data zawarcia, numer umowy, przedmiot umowy, czas trwania, wartość lub cena przedmiotu umowy, warunki realizacji usługi, cechy charakterystyczne towarów),
  8. informacje dotyczące realizowanych transportów i przesyłek,
  9. numery, daty, wartości i treści faktur oraz innych dokumentów finansowo-księgowych.
Podstawa prawna przetwarzania
Wykorzystywanie przez nas danych osobowych ma różne podstawy prawne:  
  1. Wykorzystujemy Państwa dane osobowe, ponieważ przetwarzanie Państwa danych osobowych jest niezbędne:
    • w celu realizacji umowy zawartej pomiędzy Państwem a Cynk-Mal S.A. lub w celu podjęcia kroków niezbędnych do zawarcia umowy (zgodnie z Art. 6 (1) b GDPR).
    • w celu przestrzegania lub realizacji obowiązku prawnego, któremu podlegamy zgodnie z Art. 6 (1) c GDPR;
    • w szczególności jesteśmy zobowiązani do przestrzegania przepisów:
      • ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
      • ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
    • w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy (zgodnie z Art. 9(2) f GDPR)
    • do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Cynk-Mal S.A. lub przez stronę trzecią zgodnie z Art. 6 (1) f GDPR. Prawnie uzasadnione interesy koncentrują się głównie na:
      • weryfikacji kontrahenta i zabezpieczeniu sprzedaży,
      • monitorowaniu należności i dochodzeniu lub obronie roszczeń w sprawach dotyczących współpracy,
      • planowaniu realizacji usług,
      • zarządzaniu i raportowaniu wewnętrznym,
      • marketingu własnych produktów.
  2. Jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych jest oparte na naszym prawnie uzasadnionym interesie, mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu. W takim przypadku zaprzestaniemy dalszego przetwarzania Państwa odnośnych danych osobowych, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania.
  3. Możemy także przetwarzać Państwa dane osobowe, gdy udzieliliście nam zgody, (zgodnie z Art. 6 (1) a GDPR) i dotyczy to głównie działań marketingowych.
W takim przypadku zawsze możecie Państwo wycofać zgodę na całość przetwarzania, na które wyraziliście zgodę, lub na poszczególne cele według Państwa wyboru w dowolnym czasie. Wycofanie zgody nie wpłynie na legalność przetwarzania w oparciu o Państwa zgodę przed jej wycofaniem.

Udostępnienie danych osobowych
Możemy udostępnić Państwa dane osobowe do uzasadnionych celów: 
  • podmiotom współpracującym, w przypadku, gdy udostępnienie jest niezbędne do realizacji umowy,
  • innym podmiotom w przypadku, kiedy podmiot zostanie do tego zobowiązany, na przykład zgodnie z obowiązującym nakazem sądowym lub przepisami prawa,
  • innym podmiotom w przypadku otrzymania zgody,
  • dostawcom towarów i usług, którzy przetwarzają dane na wyłączne polecenie administratora danych i są na podstawie umowy zobowiązani do ochrony powierzonych im danych.
Dane osobowe mogą zostać udostępnione podmiotom w krajach trzecich po zapewnieniu odpowiedniego poziomu ich ochrony oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony odbywać się będzie poprzez zastosowanie środków technicznych oraz podpisanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską lub w oparciu o zobowiązania podjęte w ramach Tarczy Prywatności pomiędzy Unią Europejską a USA.

Okres przechowywania
Dane są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy prawa lub przez okres, jaki jest niezbędny do realizacji umowy lub realizacji innego celu przetwarzania.  

Obowiązek przekazania danych osobowych
Dane podawane są dobrowolnie. Są one jednak wymagane do zawarcia i realizacji umowy oraz prowadzenia dokumentacji wymaganej przepisami prawa. 

Przysługujące prawa
Mają Państwo prawo żądać dostępu do Państwa danych osobowych. W wielu przypadkach mają Państwo także prawo żądać poprawienia swoich danych osobowych, ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych.
Mają Państwo prawo sprzeciwić się przetwarzaniu, jeśli gromadzenie i wykorzystywanie danych oparte jest na naszym prawnie uzasadnionym interesie. W przypadku Państwa sprzeciwu zaprzestaniemy dalszego przetwarzania Państwa danych osobowych, których dotyczył sprzeciw, chyba że wykażemy istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do ich dalszego przetwarzania.
Informujemy także, że przysługuje Państwu prawo do wniesienia skargi do krajowego organu nadzorczego.
W przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych w innych celach, zostaniecie o tym poinformowani.

Kontakt
W przypadku potrzeby skorzystania z przysługujących Państwu praw, prosimy o kontakt na adres: e-mail: ochronadanychosobowych@cynkmal.pl